Kommunikation og tone

Her kan du få en forståelse for OS2’s kommunikation, sprog og tone, så vi fremstår ensartet og professionelt i alt, hvad vi kommunikerer.
Afsnittet gælder for al skriftlig og mundtlig kommunikation fra sekretariatet og dækker både intern og ekstern kommunikation.

Tone og Code of Conduct

Vi kommunikerer som open source: åbent, generøst og med plads til alle perspektiver. OS2’s kommunikation bygger på respekt, åbenhed og samarbejde – de samme værdier, der er beskrevet i OS2’s Code of Conduct.
Det betyder, at vi kommunikerer med udgangspunkt i fællesskabets formål: at skabe, dele, forbedre og bevare ejerskab sammen.

Grundprincipper for OS2’s tone:

• Vi er åbne og transparente om, hvad vi ved og hvad vi arbejder på.
• Vi kommunikerer respektfuldt og inkluderende, også når vi er uenige.
• Vi skrive enkelt og forståeligt, uden tekniske eller administrativt indforståede formuleringer. Vi er opmærksomme på at tilpasse formen efter, hvem vi kommunikerer med.
• Vi fokuserer på fællesskab frem for organisation – “vi i OS2-fællesskabet” frem for “jeg”, “sekretariatet” eller “kommune”.
• Vi formidler fagligt, men uformelt: professionelt, men ikke bureaukratisk.
• Vi viser tillid og konstruktiv nysgerrighed i dialogen med alle parter.

Kommunikation med medlemmer, leverandører og partnere

Sekretariatet repræsenterer hele OS2-fællesskabet og skal altid kommunikere på en måde, der styrker samarbejdet og fælles ejerskab.

Medlemmer (kommuner, regioner og offentlige organisationer):

• Kommunikation skal være servicemindet og løsningsorienteret.
• Vi svarer hurtigt og præcist. Også når svaret er, at vi vender tilbage senere.
• Vi viser forståelse for lokale behov, men holder fokus på det fælles bedste.

Leverandører og udviklingspartnere:

• Vi kommunikerer ligeværdigt og samarbejdsorienteret. Leverandører er samarbejdspartnere, ikke leverandører af færdige hyldevare.
• Vi refererer altid til OS2’s principper for styring og samarbejde.
• Dialog skal ske i åben og dokumenteret form. F.eks. i issue-trackere eller offentlig tilgængelige mødereferater.

Eksterne samarbejdspartnere (KL, KOMBIT, Digitaliseringsstyrelsen m.fl.):

• Kommunikation skal afspejle OS2’s rolle som fællesoffentligt fællesskab.
• Vi søger samarbejde og koordinering – ikke positionering.

Visuel identitet og logo

OS2’s visuelle identitet skal understøtte genkendelighed og tillid.
Det betyder, at vi altid bruger de fælles OS2-elementer i præsentationer, dokumenter og opslag.

Principper:

• Brug OS2’s logo i officiel kommunikation, præsentationer og materialer, der repræsenterer fællesskabet.
• Logo og grafiske elementer findes i OS2’s designpakke.
• Brug farver, skrifttyper og stil, som følger OS2’s visuelle profil.
• I præsentationer for eksterne skal OS2’s logo altid placeres nederst til højre.
• Ved brug af billeder og andet materiale skal licensen altid respekteres og kilden angives.

Skabeloner

Sekretariatet anvender fælles skabeloner for at sikre et professionelt og ensartet udtryk i alt materiale.

Tilgængelige skabeloner:

• Præsentation
• Notat og brev
• Nyhedsbrev og opslag
• Projektdokumentation
• Kommissorium

Bemærk

Der er pt. forskellige steder hvor skabeloner kan være placeret.
Alle skabeloner findes i det åbne Nextcloud under: Skabeloner, Vejledninger, Identitet og Slide deck og Foreningen -> Aftaleskabeloner eller i OS2’s GitHub eller i den interne del af Nextcloud under Værktøjer og skabeloner.
Alle skabeloner kan tilpasses til anvendelse.

Der udestår en opgave med at rydde op og skabe en ensartet struktur så skabeloner ikke er spredt i så mange mapper. (ToDo)

God praksis for videndeling og åben dokumentation

OS2 arbejder ud fra princippet om åben først (Open by default). Alt arbejde skal kunne forstås, deles og genbruges af andre.

Vi dokumenterer derfor åbent:

• Processer, beslutninger og aftaler i Nextcloud eller GitHub.
• Mødenoter og referater, så andre kan følge med i beslutningsgrundlaget.
• Læringspunkter og eksempler, så viden bliver tilgængelig for hele fællesskabet.

Husk:

• Hvis noget kun findes i en mail eller i en lukket mappe, findes det ikke i OS2.
• Dokumentér hellere lidt for meget end for lidt, og gør det åbent.

Sammenfatning

OS2’s kommunikation skal være åben, respektfuld og professionel – men samtidig nærværende og menneskelig.

Når vi taler og skriver som ét fællesskab, styrker vi både OS2’s troværdighed og samarbejdets kvalitet.

Vi kommunikerer ikke kun om open source. Vi kommunikerer som open source: åbent, generøst og med plads til alle perspektiver.