Arbejdsformer og værktøjer
Her finder du beskrivelse af de værktøjer og metoder, vi bruger i det daglige arbejde. Værktøjer og metoder sikre en fælles tilgang til samarbejde, struktur og dokumentation i OS2-sekretariatet. Afsnittet hjælper dig med at forstå, hvordan vi organiserer vores arbejde, træffer beslutninger og dokumenterer vores opgaver på tværs af fællesskabet.
Samarbejdsformer
Vi arbejder ud fra princippet om åbenhed først og kendt som Open by default. Åbenhed, dialog og fælles ejerskab er kerneværdier i OS2 og vores samarbejde bygger på løbende samtale, fælles dokumentation og klare beslutningsflow.
- Samtale og koordinering: Vi bruger daglig sparring og ugentlige check-ins til at skabe fælles retning, afklare prioriteringer og følge op på igangværende opgaver.
- Fælles dokumenter: Vi arbejder i fælles filer på Nextcloud og GitHub, hvor alt væsentligt materiale kan findes og deles. Dokumenter skal være åbne, navngivet tydeligt og versioneret.
- Beslutninger: Større beslutninger drøftes i teammøder og dokumenteres i referater. Ved tvivl skal beslutningen forankres hos sekretariatschefen.
- Tværgående samarbejde: Vi arbejder tæt sammen med OS2’s bestyrelse, produktkoordinatorer og styregrupper. Kommunikation med eksterne skal altid ske på vegne af sekretariatet og med fælles synkronisering om budskaber og formål.
Centrale værktøjer
OS2-sekretariatet anvender en række digitale værktøjer, der understøtter samarbejde, planlægning og dokumentation:
| Værktøj | Formål | Adgang |
|---|---|---|
| Leantime | Tidsregistrering. Bruges til at registrer tidsforbrug på opgaver. | itk-leantime.itkdev.dk |
| Nextcloud | Fælles filarkiv. Bruges til at lagre og dele dokumenter og andre filtyper. | boks.os2.eu |
| GitHub | Versionsstyring og projektstyring. Bruges til at samarbejde om kode, bygge dokumentation samt projektstyre opgaver. | github.com/OS2offdig |
| Zulip | Intern chat og løbende sparring. Bruges til hurtig dialog, videndeling og koordinering. | os2samtale.os2.eu |
| Airtable | CRM Overblik. Bruges til overblik over produkter, medlemmer og tilknytninger. | airtable.com |
| Hey Loyalty | Nyhedsbreve. Bruges til at kommunikere til medlemmer og andre interessenter. | heyloyalty.com |
| Odoo | Hjemmeside. Bruges til at administrere OS2s hjemmeside. | os2.eu |
Alle værktøjer skal bruges på en måde, der understøtter fælles ejerskab og transparens. Hvis et dokument eller en opgave kun findes lokalt, eksisterer den ikke organisatorisk.
Filstruktur og navngivningsprincipper
- Brug altid klare og konsekvente filnavne, fx
2025-03-15_Referat_Bestyrelsesmoede.odt. - Mapper skal navngives så det er forklarende hvad de indeholder.
- Filer som skal deles offentligt placeres i Nextcloud under mappen Offentligt filer til hjemmeside
- Interne filer gemmes i Nextcloud under mappen OS2.
- Versionering sker på GitHub for dokumenter med offentlig relevans (fx governance, vejledninger, skabeloner).
- Personlige noter og arbejdsfiler kan ligge lokalt, men placeres i fælles arkiv, når de får varig betydning.
Mødekultur og mødestruktur
Vi lægger vægt på struktur, nærvær og tydelige roller i vores møder.
- Dagsorden og formål: Mødeindkalder er ansvarlig for at mødet har et formål og en dagsorden som er tydelig for alle deltagere.
- Ugentligt check-in: 20 minutter hver tirsdag til kort status på opgaver, prioriteringer og koordinering.
- Teammøde: Afholdes hver anden uge i sammenhæng med ITKs fredagsmøde. Teammødet er med fokus på sammenhængskraft i teamet samt dialog og koordinering af fælles opgaver og projekter.
- Tværgående møder: Efter behov med de relevante aktører f.eks. produktkoordinator, arkitekt, kommunikation og andre.
- Opsamling: Alle møder skal have dagsorden og kort referat i Nextcloud eller GitHub.
- Facilitering: Mødelederen har ansvar for at holde fokus på formål og beslutninger.
Mødekulturen skal være præget af åbenhed og respekt for hinandens faglighed og tid.
Governance og standarder
OS2’s måde at arbejde på bygger på den fælles governance-model (jf. OS2 organisering version 1 og governance_template.md). Organiseringen og modellen sikrer kvalitet, transparens og ejerskab i alle OS2-projekter og -produkter.
Sekretariatet skal:
- Rådgive projekter og produkter i brugen af governance-modellen, checklisten og eventuelt andre relevante standarder.
- Understøtte dokumentation i GitHub, så krav til relevans, formkrav, governance og strategisk sammenhæng følges.
- Sikre, at alle produkter efterlever OS2’s værdier om åbenhed, fælles ejerskab og brug af open source-standarder.
- Anvende fælles standarder for dokumentation, projektstyring og licenser (MPL 2.0 som udgangspunkt jf. OS2s vedtægter).
Governance-modellen og internationale standarder er vores fælles kvalitetsramme – både for sekretariatets interne arbejde og for de OS2-projekter og -produkter, vi understøtter.