Struktur for tidsregistrering

Formål

Formålet med tidsregistrering i OS2-sekretariatet er at skabe gennemsigtighed, læring og overblik over, hvordan vores tid anvendes på tværs af produkter, fællesskab og drift. Systemet skal være enkelt at bruge, let at forstå og give meningsfuld rapportering.

1. Grundidé

Registrering sker i Leantime og bygger på princippet:

En registrering = ét projekt (hvor) + én opgave (hvad) + ét tag (type) + tid (hvor længe).

Systemet er designet til at:

• være let at registrere i (få valg og så vidt muligt foruddefinerede felter)
• være forståeligt (ensartede betegnelser)
• understøtte rapportering (på produkt, kategori og arbejdstype)

2. Grundprincipper

• Projekt = hvor du arbejder (OS2-projekt, OS2-produkt eller sekretariatsprojekt, -ydelsesområde).
• Opgave (to-do) = hvad du laver (kort titel på opgaven, se eksempler).
• Tag = type kategori for det du laver (rådgivning, koordinering, drift, kommunikation osv.).
• Tid = hvor længe du har brugt (i kvarte timer).

3. Projekter i OS2-sekretariatet

For at holde systemet overskueligt arbejder vi med et udgangspunkt af en fast og begrænset liste af projekter (hvor).
Listen omfatter både OS2-produkter, OS2-projekter, interne projekter og sekretariatets tværgående ydelsesområder.

A. OS2-produkter og -projekter

Kun produkter, hvor sekretariatet har en aktiv rolle er oprettet som standard f.eks.:

• OS2valghalla
• OS2iot
• OS2ai
• OS2opendata
• OS2skole

B. Tværgående sekretariatsområder

Projekt	Bruges til
Produkter & projekter	Generel støtte og rådgivning til OS2-produkter, hvor arbejdet ikke entydigt hører under ét specifikt produkt.
Governance & bestyrelsesbetjening	Udarbejdelse af beslutningsoplæg, referater, strategisk sparring og opfølgning.
Kommunikation & formidling	Nyhedsbreve, hjemmeside, SoMe, oplæg, presse og events.
Medlemsservice & fællesskab	Kontakt til medlemmer, onboarding, medlemsopfølgning, netværk og samarbejde.
Strategi & interessevaretagelse	Samarbejde med KL, KOMBIT, EU, OSPO’er og fællesoffentlige initiativer.
Kompetenceudvikling & videndeling	Kurser, konferencer, oplæg og intern læring.
Administration & drift	Økonomi, fakturaer, kontrakter, kontoplan, personale og daglige driftsopgaver.

C. Ad-hoc og årlige aktiviteter

Projekt	Bruges til
Årsmøde og generalforsamling	Planlægning, forberedelse og afholdelse af OS2’s årsmøde og generalforsamling.
Community event	Planlægning og gennemførelse af fællesskabsdage, leverandørmøder og samarbejdsevents.
Messedeltagelse	Koordinering og gennemførelse af OS2s deltagelse på messer og konference som stadeholder.

D. Internt område

Projekt	Bruges til
Intern tid	Ferie, fravær, sygdom, pauser, frokost, intern sparring og møder uden opgaver.

4. Tags (kategorier for opgavetype)

De faste tags bruges til at klassificere opgaven (to-do) på tværs af projekter.
De gør det muligt at følge fordelingen af tid på tværs af funktioner.

Tag	Formål / eksempel
Rådgivning	Sparring, analyse og vejledning til medlemmer, produkter og projekter.
Koordinering	Planlægning, facilitering, møder, styregrupper og opfølgning.
Udvikling & drift	Udarbejdelse af værktøjer, test, dokumentation, releaseplanlægning.
Kommunikation	Nyhedsbreve, artikler, oplæg, SoMe, presse og materialer.
Governance	Sagsfremstillinger, beslutningsoplæg, rapporter og udvikling af styringsmodel.
Administration	Fakturaer, kontrakter, medlemsregistrering og økonomistyring.
Strategi & interessevaretagelse	Samarbejde med KL, KOMBIT, OSPO’er, EU og fællesoffentlige projekter.
Kompetenceudvikling	Kurser, konferencer, videndeling og intern læring.

5. Registrering i Leantime

flowchart TD
  %% Retning og start
  A([Start]) --> B[Leantime → Timetable →<br/>New registration]
  B --> C{Findes to-do allerede?}

  %% Gren: eksisterende to-do
  C -- Ja --> D
  subgraph S1 [Eksisterende to-do]
    D[ Vælg eksisterende To-do ]
    D --> E[ Indtast Time spent ]
    E --> G[ Gem registrering ]
  end

  %% Gren: opret ny to-do
  C -- Nej --> N1
  subgraph S2 [Opret ny To-do]
    N1[ Indtast To-do titel ]
    N1 --> P[ Vælg Project til To-do ]
    P --> O[ Opret To-do ]
    O --> T[ Åbn To-do og tilknyt Tag ]
    T --> R[ Vælg To-do til registrering ]
    R --> E2[ Indtast Time spent ]
    E2 --> H2[ Gem registrering ]
  end

  %% Fælles slut
  G --> Z([Færdig])
  H2 --> Z

Brug korte, sigende opgavetitler – f.eks. “Udarbejde governance-rapport” eller “Forberede OS2-seminar”.

Hvis en opgave dækker flere projekter, registrer på et tværgående ydelsesområde eller del tiden op i flere registreringer.

6. Eksempler på registreringer

Der er nogle eksempler på registreringer her.

7. Regler og gode vaner

• En registrering = ét projekt + én opgave + ét tag + tid.
• Brug konsekvente navne for projekter (fx “OS2 valghalla” med mellemrum så det er søgbart).
• Del tiden op, hvis en opgave dækker flere projekter.
• Intern tid registreres altid særskilt.
• Brug samme kategorisering på tværs af projekter og opgaver for at sikre sammenlignelig rapportering.