Praktisk information

Her gives en hurtigt adgang til praktisk information om arbejdsforhold, udstyr, lokaler og sikkerhed i hverdagen. Afsnittet supplerer Aarhus Kommunes retningslinjer og beskriver kun særlige forhold, der gælder for OS2-sekretariatet.

Arbejdsforhold og retningslinjer

Alle medarbejdere i OS2-sekretariatet er ansat i Aarhus Kommune, ITK og er dermed omfattet af kommunens gældende politikker og retningslinjer for:

  • arbejdstid og fleksordning
  • ferie, fravær og barsel
  • mødeforplejning og repræsentation
  • kørsel og udlæg
  • løn og overenskomst
  • tjenesterejser og distancearbejde
  • arbejdsmiljø og trivsel
  • tavshedspligt og habilitet

Seneste versioner af retningslinjer og vejledning findes på Aarhus Kommunes intranet (intranet.aarhuskommune.dk) under Personale og HR.

IT og udstyr

ITK stiller standardudstyr og support til rådighed via Aarhus Kommunes fælles IT-organisation.
Fejlmeldinger og anmodninger om udstyr håndteres via Serviceportalen.

Alle medarbejdere skal følge kommunens politikker for:

  • brug af udstyr og netværk
  • opbevaring af data og dokumenter
  • adgangskoder og sikkerhed

Lokaler og adgang

Sekretariatet har base på DOKK1, hvor ITK’s kontorer og mødefaciliteter også ligger.
Adgang gives via medarbejderkort, og booking af mødelokaler sker gennem kommunens fælles Outlook-kalendersystem.

For større møder og events kan der bookes lokaler på DOKK1:

Kommunikation og kontakt

Sekretariatets fælles kommunikationskanaler er:

  • Microsoft 365 (Outlook og Teams): anvendes til kalender, møder, chat og intern kommunikation i ITK og Aarhus Kommune.
  • Zulip: intern chat og hurtig sparring i OS2-fællesskabet.
  • Nextcloud: fælles dokumenter og delte filer.
  • GitHub: projekter, governance og dokumentation.
  • E-mail: os@os2.eu til ekstern kontakt.

Ved spørgsmål til HR-, IT- eller lokaleforhold rettes henvendelse til ITK’s stab.

OS2-sekretariatet deltager også i fælles ITK-aktiviteter, herunder fællesmøder, sociale arrangementer og tværgående samarbejder. Det bidrager til sammenhæng og fælles kultur mellem OS2 og ITK.

Sikkerhed og GDPR

Vi følger Aarhus Kommunes politikker for informationssikkerhed og GDPR.
OS2 arbejder desuden med egne rutiner for open source-projekter, hvor der anvendes offentlige platforme som GitHub.

Husk:

  • Brug stærke og unikke adgangskoder
  • Opbevar følsomme data i kommunens sikre systemer
  • Undgå personoplysninger i åbne repositories og mapper
  • Følg instruktioner fra ITK’s sikkerhedsteam ved hændelser eller tvivl

Sammenfatning

OS2-sekretariatet arbejder inden for Aarhus Kommunes rammer for HR, IT og faciliteter.
Denne sektion skal ses som et supplement, der sikrer, at alle ved, hvordan vi anvender kommunens fælles retningslinjer i vores daglige arbejde med OS2-fællesskabet.