Processer og rutiner

Her samles og beskrives de faste arbejdsgange, som sikrer kvalitet, ensartethed og overblik i sekretariatets drift og projekter. Afsnittet supplerer OS2’s governance-model og fungerer som både arbejdsgrundlag for sekretariatets daglige praksis og orientering for produktkoordinatorer, bestyrelse og samarbejdspartnere.

Onboarding af nye medarbejdere

Nye medarbejdere introduceres gennem et forløb, der kombinerer ITK’s fælles onboarding med OS2’s egne introduktioner til værktøjer, produkter og governance. Detaljeret proces og tjekliste findes i særskilt dokument:

Budgetstyring og økonomiprocesser

Sekretariatet håndterer foreningens, OS2-projekter og -produkters økonomi i samarbejde med ITK’s stab og økonomifunktion i Aarhus Kommune, som varetager bogføring, betaling og regnskabsaflæggelse. OS2’s tilslutningsaftaler og takstmodel fastlægger bidrag og fordeling af de økonomiske bidrag til forening og produkter: takstblade.os2.eu.

Sekretariatets rolle

  • Fremlægge årsregnskab for bestyrelsen samt generalforsamling.
  • Fremlægge regnskabsstatus og årsregnskab for projekter og produkter.
  • Udarbejde forslag til årsbudget og fremlægge det for bestyrelsen samt generalforsamling.
  • Koordinere budget, regnskab og økonomiske dispositioner med bestyrelse, produktkoordinatorer og styregrupper.
  • Håndtere tilslutninger til produkter og tilsagn til projekter, herunder økonomien.
  • Sikre sammenhæng mellem budget, medlemsbidrag og produktmidler.
  • Opdatere økonomioverblik på tværs af projekter og produkter kvartalsvis eller ved væsentlige ændringer.

Principper

  • Alle økonomiske beslutninger skal kunne spores til godkendelse i styregruppe, bestyrelse eller generalforsamling. Ofte sker den formelle godkendelse via det godkendte budget og et delegeret mandat til sekretariatschef eller produktkoordinator.
  • Økonomidata gemmes i Nextcloud under mappen Økonomi.
  • Stamdata som ligger til grund for økonomien trækkes fra Airtable.
  • Budgetopfølgning indgår fast som punkt på styregruppemøder og bestyrelsesmøder.

Fakturahåndtering og godkendelsesflow

Fakturabehandling følger den procedure, der er beskrevet i Oversigt over fakturagodkendere.
Grundprincippet er to-trins-godkendelse: én person kontrollerer, en anden godkender.

Procesoversigt

  1. Faktura til OS2 modtages via ITK’s system (OS2 EAN: 5790002750595).
  2. Sekretariatet kontrollerer fakturaens indhold, beløb, bilag og kontering.
  3. Fakturaen sendes til korrekt godkender jf. oversigten.
  4. Godkendelsen registreres og dokumenteres jf. kontoplan.
  5. Betaling håndteres af ITK’s økonomifunktion.

Dokumentation

  • Fakturaer arkiveres i ITK’s økonomisystem.
  • Ved produkt- og projektspecifikke udgifter henvises til issue ID i projektets eller produktets backlog (issue-tracker på Github eller Jira).
  • Godkendelseslisten opdateres årligt eller ved ændringer i bemanding.

Time- og opgaveregistrering

Sekretariatet anvender Leantime til registrering af tid og opgaver.
Formålet er at skabe overblik over ressourceforbrug, sikre transparens og understøtte rapportering.

Grundprincipper (fra struktur for tidsregistrering):

  • Projekt = hvor du arbejder (OS2-projekt, OS2-produkt eller sekretariatsprojekt, -ydelsesområde).
  • Opgave (to-do) = hvad du laver (kort titel på opgaven, se eksempler).
  • Tag = type kategori for det du laver (rådgivning, koordinering, drift, kommunikation osv.).
  • Tid = hvor længe du har brugt (i kvarte timer).

Regler

  • Én registrering = ét projekt + én opgave (to-do) med tilknyttet tag.
  • Registrer på sekretariatsprojekt, - ydelsesområde hvis en opgave vedrører flere OS2-projekter eller -produkter.
  • Brug faste projektnavne og tags (opgavetyper) som defineret i strukturen.
  • Intern tid (ferie, fravær, pauser, møder uden projekter osv.) registreres under OS2 intern tid.

Detaljeret vejledning findes i:

Udbud, kontrakter og juridiske processer

Sekretariatet understøtter produkter og projekter i kontraktmæssige spørgsmål, men OS2 udarbejder ikke selv udbudsmateriale og kan ikke rådgive om jura.

I stedet anvendes:

Proces og rollefordeling

  1. Behov drøftes med sekretariatet.
  2. Sekretariatet vurderer omfang, relation til governance og eventuel SKI-aftale.
  3. Ved behov for udbud/kontraktstøtte involveres relevante aktører (fx ekstern rådgiver eller kommunal jurist).
  4. Sekretariatet sikrer, at dokumentation, licensvalg og kontraktmateriale arkiveres i produktets Nextcloud mappe og/eller Git-repo.

Principper

  • Open source som standard:
    OS2’s standard for open source-licenser (MPL 2.0) skal som udgangspunkt anvendes, medmindre der er tungtvejende grunde til at vælge en anden OSI-godkendt licens. Licensvalget skal altid fremgå af produktets governance-rapport.

  • OS2 FLOSS-aftalen:
    Alle udviklings- og samarbejdsaftaler skal medtage OS2’s FLOSS-aftale, som fastlægger de juridiske rammer for samarbejde, licensering, rettighedsforhold og offentliggørelse af kildekode.
    FLOSS-aftalen bruges til at sikre, at alle parter – offentlige og private – arbejder under fælles open source-principper og med tydelig afklaring af ansvar, roller og ejerskab.

  • Ophavsret og overdragelse:
    Ved aftaler med leverandører eller eksterne udviklere skal der indgås en ophavsrets- eller rettighedsoverdragelsesaftale, der sikrer, at kildekoden og eventuelle relaterede materialer overdrages til OS2-fællesskabet.
    OS2 skal have de fulde rettigheder til at videreudvikle, udvide og distribuere løsningen under open source-licensen, uanset hvilken leverandør der har leveret arbejdet.

  • Ejerskab og opfølgning:
    Alle kontrakter og aftaler skal have et tydeligt ejerskab og defineret opfølgningsansvar, typisk hos produktets styregruppe eller sekretariatet.
    Der skal fremgå, hvem der har ansvaret for at overvåge licens- og kontraktmæssig overholdelse.

  • Dokumentation:
    Juridiske vurderinger, licensvalg og kontrakter dokumenteres i produktets governance-rapport og arkiveres i GitHub og/eller Nextcloud, så der altid er åbenhed og sporbarhed.

  • Afgrænsning Sekretariatet yder ikke juridisk assistance, men rådgiver om, at OS2’s fælles principper for open source, rettigheder og governance følges i alle samarbejder.

Sammenfatning

Sekretariatets processer og rutiner skal sikre ensartet kvalitet, gennemsigtighed og effektiv drift – og skabe tillid på tværs af fællesskabet.
De understøtter OS2’s værdisæt: åbenhed, samarbejde og fælles ejerskab.
Når vi arbejder systematisk og dokumenteret, kan vi samtidig være fleksible, lydhøre og eksperimenterende – i OS2’s ånd.